Kui Massachusettsis asutus peab saatma dokumente välismaale, võib protsess alguses tunduda lihtne. Pank, advokaat, riigiasutus, tarnija või äripartner küsib ettevõtte dokumenti ja ettevõte eeldab, et saab lihtsalt saata koopia.
Sellest kohast algavad sageli probleemid.
Rahvusvaheline dokumentide kasutamine erineb tavapärasest kodumaisest dokumenteerimisest. Dokument võib vajada notarikinnitust, sertifitseerimist, apostillat, autentimist või legaliseerimist, enne kui seda saab teises riigis aktsepteerida. Õige protseduur sõltub dokumendi tüübist, väljastanud asutusest ja sihtriigist.
Ettevõtete, advokaadibüroode, paralegalide, raamatupidajate, notarite ja registreeritud esindajate puhul võib viga viia välispankade kontode avamise, äriregistreerimise, lepingute sõlmimise või korporatiivsete registreerimiste viivitustele. Seepärast on oluline dokumentide ülevaade enne kõike postitamist või esitamist.
Miks äridokumentidel on vaja täiendavat ülevaadet
Äridokumente kasutatakse sageli ettevõtte olemasolu, tegutsemisaktiivsuse, volituste või teatud tegevuse heakskiitmise tõendamiseks. Kui neid dokumente kasutatakse Ameerika Ühendriikidest väljaspool, võib vastuvõtja nõuda apostillat või muud autentimisviisi.
Tavalised põhjused hõlmavad välispankade kontode avamist, välisfiliaali registreerimist, rahvusvaheliste lepingute sõlmimist, ettevõtte staatuses tõendamist, välisrepresentandi määramist või dokumentide esitamist välisadvokaadile või asutusele.
Probleem seisneb selles, et mitte kõik dokumentid ei järgi sama teed. „Heas seisus olemise tunnistus“ võib nõuda teistsugust töötlemist kui notarikinnitatud volituskiri. Korporatiivne resolutsioon võib vajada teistsugust töötlemist kui organisatsiooni artiklid. Ettevõtte ametniku poolt allkirjastatud leping võib vajada notarikinnitust enne apostilla andmist.
Seepärast ei tohiks ettevõtted arvata.
Tavalised äridokumendid, mida kasutatakse välismaal
Paljusid ettevõtte dokumente võib vajada apostilla või autentimise ülevaatust enne nende aktsepteerimist välismaal. Nendeks võivad olla:
„Heas seisus olemise tunnistused“, „Olemasolu tunnistused“, „Staatusetunnistused“
Organisatsiooni artiklid, Asutamisartiklid, Tegevuslepingud, Korporatiivsed resolutsioonid, Nõukogu resolutsioonid
Äriline volituskiri, Äriline kokkulepe, Ärilepingud, Volituskirjad, Vannutatud avaldused ja deklaratsioonid, Sertifitseeritud korporatiivsed dokumentid
Notarikinnitatud äridokumendid
Apostilla nõuded võivad muutuda sõltuvalt dokumendi kasutamiskohast. Dokument, mis läheb ühte riiki, võib vajada apostillat, samas kui teise riiki saadetav dokument võib vajada autentimist või saatkonna legaliseerimist.
„Heas seisus olemise tunnistuse“ apostill
„Heas seisus olemise tunnistus“ on üks enim taotletud dokumente rahvusvahelises äris. Välispank, advokaat, tarnija või riigiasutus võib seda nõuda ettevõtte olemasolu ja aktiivsuse kinnitamiseks.
Näiteks võib Massachusettsi ettevõtet, kes avab välispankades kontot, palutakse esitada „heas seisus olemise tunnistus“ apostillaga. Ettevõtet, kes registreerib filiaali teises riigis, võib samuti sellist dokumenti nõuda.
Enne tunnistuse esitamist peaks ettevõte kinnitama, kas vastuvõtja nõuab hiljutist tunnistust, sertifitseeritud koopiat, apostillat või muud autentimisviisi.
Volituskirja apostill
Äriline volituskiri on veel üks levinud rahvusvaheline dokument. Ettevõte võib seda kasutada selleks, et volitada keegi välismaal dokumente allkirjastada, pangaküsimustega tegeleda, koostööd teha välisadvokaadiga või ettevõttes teises riigis tegutseda.
Paljudel juhtudel tuleb volituskiri enne apostilla andmist õigesti allkirjastada ja notarikinnitada. Kui notarikinnitus on ebaõnnestunud või dokument pole õigesti koostatud, võib taotlus viivitada või tagasi lükata.
Dokumentide ülevaade aitab neid probleeme tuvastada enne seda, kui ettevõte kulutab aega või raha valele sammule.
Apostill ei ole sama, mis notarikinnitus
Paljud ettevõtteomanikud segavad omavahel apostillat ja notarikinnitust. Need ei ole samad.
Notar kontrollib isikut ja täidab notariaaltegevuse. Apostill on eraldi sertifikaat, mille abil saab dokumenti aktsepteerida teises riigis, kes tunnustab apostille.
Mõned dokumentid vajavad kõigepealt notarikinnitust ja seejärel apostillat. Teised dokumentid võivad pärineda ametlikust väljastavast asutusest ja ei vaja notarikinnitust. Õige lahendus sõltub dokumendist.
Mida peaksid Massachusettsi ettevõtted tegema esimesena
Enne dokumentide saatmist välismaale peaks ettevõte kontrollima viit asjaolu.
Esiteks: identifitseerida dokumendi tüüp. Kas tegemist on „heas seisus olemise tunnistusega“, volituskirjaga, lepinguga, korporatiivse resolutsiooniga või sertifitseeritud kirjaga?
Teiseks: kinnitada sihtriik. Dokumendi kasutamiskoha riik määrab apostilla või legaliseerimise teekonna.
Kolmandaks: kontrollida, kas dokument on välja antud avalikus asutuses, allkirjastatud ettevõtte ametniku poolt või notarikinnitatud.
Neljandaks: küsida vastuvõtjalt, kas ta vajab originaali, sertifitseeritud koopiat, notarikinnitatud dokumenti, apostillat või legaliseerimist.
Viies: teha dokumentide ülevaade enne originaalide postitamist või töötlemise eest maksmist.
Massachusettsi ettevõtete jaoks, kes vajavad abi selles etapis, pakub fokuseeritud Massachusettsi apostilla teenus dokumentide tüübi, sihtriigi, ajastuse ja järgmiste sammude ülevaadet enne töötlemise alustamist.
Miks see on oluline advokaadibüroode ja professionaalsete büroode jaoks
Advokaadibürood, paralegalid, notarid, raamatupidajad, tõlgendusagentuurid ja registreeritud esindajad tegelevad sageli klientidega, kes vajavad dokumente välismaal kasutamiseks. Sellised taotlused võivad muutuda
aegmahuvaks, kui büroo ei käsitle päevaselt apostilla küsimusi.
Professionaalne büroo võib teada, et klient vajab dokumenti, kuid ei tea, kas dokument vajab sertifitseeritud koopiat, notarikinnitust, apostillat, autentimist või legaliseerimist. Dokumentide edasi suunamine ülevaatamisele võib säästa töötajate aega ja vähendada tagasisidet kliendiga.
See on eriti oluline korporatiivsete klientide jaoks, kellel on tähtaegu. Tagasi lükatud dokument võib viia välispankade kontode avamise, lepingute sõlmimise, registreerimiste või esitamiste viivitustele.
Vältida need tavalised vead
Ettevõtted peaksid vältima originaaldokumentide saatmist enne protsessi kinnitamist. Nad ei tohiks eeldada, et tavaline fotokoopia on aktsepteeritav. Nad ei tohiks eeldada, et kõik riigid aktsepteerivad apostille. Nad ei tohiks notarikinnitada dokumenti ilma teadmata, kas notariaalne sõnastus on sobiv soovitud kasutuse jaoks.
Nad peaksid ka vältima viimase minuti ootamist. Mõned taotlused võivad olla kiiresti töödeldavad, kuid teisi dokumente võib vajada parandamist, sertifitseerimist või täiendavat ülevaadet.
Kõige turvalisem tee on esmalt ülevaade ja seejärel töötlemine.
Lõpetuseks
Rahvusvaheliste äridokumentidega tuleb tegeleda hoolikalt. „Heas seisus olemise tunnistus“, volituskiri, ärileping, korporatiivne resolutsioon või sertifitseeritud ettevõtte dokument võib näida lihtsal, kuid vale protseduur võib põhjustada viivitusi.
Massachusettsi ettevõtete ja professionaalsete büroode jaoks on parim esimene samm dokumentide ülevaade. Kinnitage sihtriik, identifitseerige dokumendi tüüp ja veenduge, et dokument on valmis enne saatmist või apostilla töötlemise eest maksmist.
Korporatiivsed kliendid, kes vajavad äridokumentide ülevaadet rahvusvaheliseks kasutamiseks, võivad pöörduda Corporate Apostille poole protsessi alustamiseks ja järgmiste sammude kinnitamiseks.
